Sådan virker det
Fra frivillig til live drift – og tilbage til læring
Volunio følger eventets naturlige forløb i fem trin. Data flyder med hele vejen, så I ikke taster det samme ind flere gange.
TRIN 01
Organisér
Saml frivillige, teams, roller og kompetencer. Frivillige melder sig selv og udfylder deres profil.
- Selvbetjent registrering
- Teams, roller og medlemskaber
- Kvalifikationer med verifikation
Min vagtplan3 vagter
Indgang NordBekræftet
Fre 16–20
Bar · Scene CLedig plads
Lør 12–16
Info & guidesAfventer bytte
Søn 10–14
Vagt starter om 45 min.
Indgang Nord · vi sender en påmindelse
TRIN 02
Bemand
Byg vagtplaner pr. hold og event. Frivillige tager ledige vagter, og planlæggeren ser kapaciteten og hullerne.
- Vagter med minimum og ønsket kapacitet
- Selvtilmelding, ansøgning og venteliste
- Planlæggerstyret tildeling
Vagtplan · lørdag3 ledige pladser
Indgang Nord
4/4
Bar · Scene C
3/6
Info & guides
5/5
Renhold
2/8
TRIN 03
Planlæg
Læg eventet til rette med årshjul, opgaver, afhængigheder og ansvar – gerne fra en genbrugelig skabelon.
- Genbrugelige eventskabeloner
- Opgaver, delopgaver og afhængigheder
- Årshjul og belastningsvisninger
Kommandocentral Løbende driftsstatus
Åbne
14
Ikke-tildelte
3
Kritiske
2
Løst i dag
86
Arbejdsbyrde pr. holdSvartid 24t · 6 min.
Renhold
78%
Bar & varer
54%
Info & guides
32%
Teknik
20%
TRIN 04
Afvikl
Under eventet melder gæster problemer via QR, opgaver rammer det rette hold, og ledelsen følger driften løbende.
- QR-indmelding uden gæstelogin
- Driftsopgaver med “Jeg tager den” / “Løst”
- Bar- og varebestillinger
Meld et problem
Ingen login · tager ~10 sekunder
Hvad drejer det sig om?
ToiletAffaldMangler varerAndet
Dit telefonnummer (valgfrit)
+45 •• •• •• ••
Så får du en SMS, når det er løst
Indmelding modtaget
TRIN 05
Lær og genbrug
Efter eventet samler rapporter erfaringerne, og planen arkiveres, så næste sæson starter med et forspring.
- Rapporter: bemanding, timer, kvalifikationer
- Eksport og arkivering
- Genbrug som skabelon næste gang
Opgaver
Nye opgaverTeamopgaverLukkede
Toilet meldt fyldt3 meldinger
Område Vest · Toiletvogn 4
Jeg tager denSend videre
Affald ved Scene BPå vej
På vejLøst
Vil I se det på jeres eget event?
Vi går gennem flowet med udgangspunkt i jeres hold, vagter og arrangementer.